我们发现，过去的很多应用系统都是相互割裂的，它们往往关注单个或局部资源的管理，相互之间很少能够紧密协调起来，“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题不可避免的存在。企业常常面临沟通不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源和资源之间各自为政，难以统一管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁；人与人，部门与部门，企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，企业更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。而传统OA由于其应用的局限性难以满足企业“协同管理”的需求。因此协同理念和协同应用应该更多的被纳入OA中，使其可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合，从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。
 
随着协同软件理论和技术的日趋成熟，协同OA应运产生。它源自传统OA，但又完全摆脱了原有的局限，并凸现出其不同与传统OA的应用和更高层面的价值。 
       回顾：办公自动化的发展过程
第二代OA是从90年代中期开始，随着互联网（Internet）的兴起与发展而产生的。以Internet为基础，第二代OA实现了B/S架构，并很好的支持了移动办公的需求，企业资源不再受到通讯技术的限制。同时，OA系统也加入了更多的功能，如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等，但从本质上来说第二代OA依然以公文和档案管理为核心内容。
      第一代OA起源于政府公文和档案管理的需求，它实施了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心，办公其实就是办文，并形成了以后OA的基本体系。此时OA的架设也多在C/S下，无法很好的支持远程办公和移动办公。
       90年代末期开始，随着市场环境的变化和协同管理（Collaboration）的兴起，OA的指导思想开始发生转变，更多的强调跨地域、跨部门之间的协同，OA中也加入了新的协作工具，如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享等等，第三代OA出现了。但此时的OA还是没有完全突破传统OA的局限，实现的协作也仅是局部的、浅层次的；更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。
       纵观OA的发展历程，我们发现，办公自动化很多时候作的工作不过是将手工进行的事务搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，而其本身却没有增加多少先进的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和档案管理的OA也一直很难摆脱最初的定义模式，除了将企业的一些文档、信息进行了电子化，并在工作流管理上有所增强外，并未给企业带来更多的价值。同时，尽管第三代OA开始加入新的理念如"协同"，但从根本上来说，它只是利用了一些简单的协作工具，从企业管理的整体角度来看，它离真正的"协同"还有相当的距离。
       了解了OA的发展历程和基本特性后，我们不禁要问，那么现在用户面对的办公自动化系统又是怎样的一个情况呢？
       第一类OA：沿袭传统OA，简单和低价
       开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。这类产品价格和开发成本都比较低，它的功能主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。并加入了一些辅助功能如，BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能比较简单且相对独立，其中包含的各种信息依然以"孤立"和"静态"的形式存在。总体上来说，这类OA只能帮助企业迈向办公自动化"的初级阶段，对希望利用OA提高管理水平的企业来说并没有多大实质性的帮助。
       第二类OA：实现了部分的协作，有一定灵活性
       第三类OA注入了协同思想的OA
    它开始纳入一定的协同管理思想，在功能上也进行了相当的改进，除了对工作流程的功能进行了加强之外，还利用各种协作工具实现人与人之间、部门与部门之间的协同，OA的架构也比较灵活，然而它各方面的功能还是相对独立的，尤其是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接，其"办公"涵义的广度和深度也没有达到一个更高的层面。
       面对办公自动化的现状，我们会问：办公自动化到底应该为企业带来什么应用价值？它将何去何从？实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化的涵义。我们需要的是重新审视企业的管理和信息化需求，从而挖掘OA新的应用价值。
       思考：寻求OA的价值
       让我们先来看一下现实情况中的企业办公情况。办公，这里也可以理解为"日常的工作"。这个日常工作的涵义是很广泛的。从人员应用的角度来看，企业管理者希望随时了解整个公司的运作情况，与各部门保持经常性的沟通和交流，从人力资源、财务等方面监控企业的整体情况并支持决策，因此他关注“监控和决策”；部门领导希望方便的分配工作任务，查看下属的工作进展情况，对其做出相应的指导，对业绩进行评价，并与上下级和其他部门建立紧密的联系，因此他关注“管理和协调”；普通员工希望可以查看自己的工作计划和进度，很方便的利用各种管理工具，例如文档管理、知识库、客户管理、项目管理等完成自己的工作任务，因此他关注“高效和协作”。而从应用内容的角度来看，日常工作事实上涵盖了对知识、文档、人员、资产、财务、项目等方面的管理，并且每个管理的环节都关联紧密，相互作用。因此在现实情况中办公的涵义远远超出了我们既定的范围，传统OA只是从一个狭义和片面的角度去实现“办公自动化”。因此OA应该从更广阔的角度来考虑办公的涵义，并与企业的需求进行紧密的结合。
       再来看一下企业当前的信息化现状。我们发现，过去的很多应用系统都是相互割裂的，它们往往关注单个或局部资源的管理，相互之间很少能够紧密协调起来，“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题不可避免的存在。企业常常面临沟通不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源和资源之间各自为政，难以统一管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁；人与人，部门与部门，企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，企业更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。而传统OA由于其应用的局限性难以满足企业“协同管理”的需求。因此协同理念和协同应用应该更多的被纳入OA中，使其可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合，从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。