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致远OA有效地提高了美驰企业的管理效率

弓硬弦张与企业发展 美驰门窗A6协同应用案例
 
北京美驰建筑材料有限责任公司(以下简称“美驰门窗”)创立于1996年,专业生产纯木、铝、塑、铝木复合四大材质的高档门窗,产品广泛应用于各类建筑,在诸如中南海、人民大会堂、美国驻华使馆等重要建筑和全国各地三十多个高档住宅工程项目以及几万户家庭中使用,在中国地产界誉为“豪宅的标志性配置”。享誉中国的门窗装饰工程企业,他们的协同之路,能带给我们什么样的启发呢?

拉弓射箭与企业发展
拉弓射箭,如何让箭射的又快又远且有力度?

答案很简单,拉满弓且要让弓和弦有足够的张力。但从另一个角度考虑,一张拉得越紧的弓,由于其张力大,张力大就使其射出的箭更有力也更远,但同时,张力大也提高了弓弦对抗自身张力的要求,如其不具备对抗自身张力的能力,其结果就是弓断弦折。

一个处在快速发展阶段的企业,有如拉弓射箭,企业发展的越快,好似箭射的越快越远,若要企业长久发展,做成百年老店,企业快速发展中必须要考虑自身的张力。处于快速发展的企业,最显著特征就是快速扩张,既包括业务上——业务经营地域或业务范围——的快速扩张,也包括组织规模——人员和部门——的扩张。

这就好有一比,企业业务就是承载弓弦的弓,是企业发展、扩张的核心要素,业务要够硬,不然有再好的管理,也无法承载企业的快速发展所需的张力;与之相反,弓弦的选择则是要有足够的张力,就像是企业中的组织管理,要在硬性与灵活性中取得平衡,管理要适应企业业务的发展,要能够拉的开。弓与弦配合的好,就是业务管理与组织管理相得益彰。企业顺利快速发展,正是做到了弓——业务扩张和弦——组织扩张的和谐,也就是弓硬弦张。

位于北京顺义的美驰建筑材料有限责任公司正是处于快速发展期的成功企业的代表。

发展管理需要
目前,美驰已经成为国内高端门窗市场的领军品牌。经过10余年的发展,特别是近两三年的快速发展,美驰已经逐渐形成了其战略布局。据了解,美驰将在上海、重庆、广州、天津等地设立分公司,并已经在上海建立了一期的生产基地,未来还要扩建上海生产基地,并在广州设立新生产基地。在销售模式中,美驰采取“工程+零售”两条腿走路的方式,一方面美驰拥有一只专业的队伍做工程项目的销售,另外,还有代理商以及在全国各地装饰城等地设立形象店做零售工作。销售模式以及公司生产基地的扩张,这就决定了美驰有大量的人员是分布在各地的,之间的沟通已经成为了美驰最为头疼的问题之一。特别是处在销售一线、直接面对消费者面对客户的人员,他们掌握着大量第一手的信息,却很难传达给其领导和其他同事分享。第二,企业规模扩大,企业管理中的需要审批的环节也越来越多,原先纸质单据的审批模式逐渐地不适应美驰现在的发展需要,纸质审批模式的时效性无法满足企业发展的需要,而且大量的单据也让相关人员工作异常繁重。第三,机构规模的扩张,分支机构的增多,项目的增加,使得各分支结构领导以及各项目经理要与总部保持密切的联系,由于阐述方式、理解角度以及传达侧重点不同等原因,邮件、电话等传统方式并不能将信息原原本本的传递出去,这在一定程度上影响了美驰销售政策的制定与执行。为此,美驰需要一套能够解决其异地管理、内部沟通、工作审批三大问题的软件系统,同时这套系统还需要简单易用,并符合美驰现有管理模式。为此,美驰认为通过一套OA软件,可以解决它目前管理上的需要。

美驰OA办公系统的选用是由公司总裁办推动的,经过对市场上多家厂商产品对比之后,最终选择了致远A6协同管理软件作为其OA办公平台。据介绍,美驰从有上OA系统的想法,到选择、实施、上线,只花了三个月的时间,这也从另一个方面说明了其对OA产品的迫切需求。致远软件:www.ufidaoa.com
  美驰协同办公系统登录界面

协同助美驰弓硬弦张
美驰经营的扩张,在业务上,由于其产品已经是国内装饰建材的门窗行业中的顶级产品与顶级品牌,因此美驰的在业务上的扩张更多地表现为经营地域的扩张,从以北京为核心,扩展到以北京、上海、广州三地为核心生产基地,并在全国多个城市建设分公司进行销售。相应地,组织规模的扩张,表现为在各地销售系统人员的增加以及设置相应的管理运营机构所带来的人员和部门的扩张。
美驰公司A6系统中公司组织架构图
企业不断发展的核心就是产品能够顺利将产品销售出去。美驰销售以工程项目部门为主,还有分布各地分公司以及各装饰城的零售店、代理商,他们分散在全国的各个地方。美驰在管理当中,要求每单的合同必须通过总部的审批,这其中商务的细节、技术的标准,由于不同的地域、不同的项目以及竞争环境的不同,而有各自的特点和策略,因此,每一个合同需要经过多次的反复震荡才能最后的确认。这在没有采用致远A6之前,美驰主要采用电话沟通,并最后派人员出差来北京签字审批的方式进行。其他的一些费用的审批以及其他管理事项,也是采取派人来北京出差统一签字的方式处理。若出现问题,则需要拿回去重新整理再来签字。这样耽误了很多时间,也很麻烦,往来的出差费用,也给美驰造成了一定的成本压力。采用致远A6后,各种合同通过协同发给相应的管理人员审批,每个审批人可以在协同的回复中就合同中的问题提出自己的意见,流程中的每一个人人都可以见到流程上的审批意见,形成了全部审批意见的公开化、完整化、有效地实现了信息对称。更重要的是,在这其中,省却了大量的电话沟通,避免了信息在经过多次传递后可能产生的走形,确保了最终合同的正确性与完备性,有效地降低了沟通成本,同时还提高了审批执行效率。
  
费用报销审批单
基于B/S架构的致远A6协同办公系统一个好处就是,主要有互联网的地方,只要有IE(Internet Explorer)浏览器,就可以登录其中,甚至在网吧都可以进行登录。这对于美驰来说极为重要。根据美驰内部管理规定,许多财务、报销、合同的审批都需要公司总裁最后审批才可以生效,但由于美驰总裁常驻国外而不在公司,之前的管理审批方式是把需要总裁审批的文件、合同等打包邮寄到加拿大,一来一往需要耗费很长时间,无形中延缓了企业的运作效率,且邮寄的方式也不是很安全。这就形成了无法及时审批,合同无法及时生效、财务无法及时支付等问题。而通过采用致远A6协同,各种财务、合同等的审批都通过互联网及时传递到总裁的协同办公桌面,即使总裁身处加拿大,也可以通过点点鼠标来实现审批,大大提高了美驰运作效率,大大提高了企业应对反应速度。
通过致远A6协同的应用,美驰很好地解决了企业异地管理、内部沟通、工作审批这三大问题,对美驰的企业管理来说,“虽然协同软件很小,但这是一个从无到有的过程,在管理上,是一个从量变到质变的过程,是一个跨越。从企业内部文件交换的混乱,沟通的不畅,效率低下,这些问题都得到了很好地解决”,有效地提高了美驰企业的管理效率,正如弓与弦,让本已经很有抗力的弓(业务即产品的优势)加上了一条更有张力的弦,使得美驰企业在管理上真正实现了弓硬弦张的完美组合,助其如离弦之箭,飞的又快又远,在国内建材门窗行业获得更多份额。
 

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