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致远OA助力莱茵置业:地产集团的IT智慧

 莱茵置业:地产集团的IT智慧
                            
 
历年来中国信息化500强的名单中,房地产企业都是屈指可数的,当通讯、金融、制造业信息化搞得如火如荼并取得了长足进步的时候,房地产行业的信息化却始终处于起步阶段,这个至今依然为人们所热切关注的火爆行业,对信息化建设始终不太感冒,很多企业宁愿在人力上多投入也不愿意搭建自己的IT系统。但是,随着企业规模的不断扩大,对资金流、信息流等的掌控要求越来越高,一些心怀大志的地产企业逐渐的把目光投向信息化建设上来,莱茵达置业股份有限公司(以下简称“莱茵置业”)就是业内较早开始信息化建设并初见成效的代表企业之一。
莱茵置业的愿景是“用建筑诠释品质生活”,其产品以住宅为主,以“家”的生活构想和服务理念,“不断为客户创造价值”。
论规模,莱茵置业算不上大,但它却在国内经济发达地区二线城市深具影响力,1994年5月9日在深圳证券交易所挂牌交易(证券代码:000558),公司致力于住宅产业化经营领域,现已在国内经济最为活跃的长三角区域进行了系统性深耕布局,经过15年精耕力作,在上海、杭州、南京、嘉兴、嘉善、扬州、南通、泰州、仪征、沈阳等城市拥有十数家房地产项目公司,并成功打造了30余个精品项目。
长期以来,莱茵置业坚持为客户提供性价比最高的产品,所进入的区域市场占有率均达到了数一数二水平,尤其在南京、扬州、南通等城市处于行业领先者的地位,拥有很强的品牌号召力。目前,公司在杭州本地有5个项目,开发总量约56万平方米,其中在售项目1个,位于西溪湿地的纯英伦低密度住区——西溪玫瑰项目,即将销售项目3个,分别是位于城西核心申花板块的高端公寓项目绅华府和商业综合体矩阵国际、位于老余杭镇中心的住宅项目泊悦府以及今年2月份竞得的临平余政挂出(2010)128#地块,现正进行项目前期规划定位;在其他区域,多个楼盘也正在热销中。
 
信息化价值逐步显现
 
莱茵置业之所以有今天的成就,和这些年一直在背后默默支撑业务和管理的IT建设显然是分不开的。
到目前为止,莱茵置业已经搭建起了一个相对完整的IT构架,建成了一个统一、集中的一体化信息系统,不仅提高了工作效率、减少了差错率,更重要的是全体员工提升了对信息化工作的认识水平,并将随着不断完善为企业创造更大的价值。
其实以前莱茵置业也有过信息化方面的尝试,各个分散的系统成为一个个没有打通的信息孤岛,给工作带来很大的不便。为了整合数据和集成应用,莱茵置业管理层下决心,从2008年底开始了新一轮信息化工程,将所有的业务整合在统一的信息平台上,建成一个一体化的信息系统,实现资源共享。
谈到管理层重视信息化工作时,莱茵置业信息化管理中心高级信息经理章斌说,选型之初,公司领导就意识到信息化项目的重要性,公司管理层会同各业务部门中层干部组成信息化推进班子,从公司中高低三个管理层面协调推进,各业务上部门的骨干参与项目的具体实施,信息化管理中心则提供技术支撑和保障。
以数据质量的管理为例。数据质量的好坏将直接影响到信息化成功与否。莱茵置业特别安排了为期一年的审计工作,涉及操作规范、录入规范、系统合规等方面的内容。今年上半年已经完成了四个全资子公司的审计工作。
根据审计的结果,莱茵置业针对性地开展了一些二次开发的工作,在遵循系统需求原则的基础上,为业务人员的操作提供一定的便利性和灵活性,人性化的改变提升了员工利用信息化的积极性。(致远软件:www.ufidaoa.com)
 
信息化建设三阶段
 
据了解,莱茵置业的信息化建设是一个分阶段分步骤的大工程,IT架构的搭建大致分为三个阶段:
第一阶段是以致远协同管理软件、财务系统、HR系统以及PM、PS等基础模块为主的基础建设阶段。从2008年底选型开始到2010年初实施完成,共持续了将近一年的时间。
第二阶段的建设是从2010年3月开始,除了覆盖了房地产行业的工程建设和营销这两大核心模块之外,以薪酬系统、绩效系统、全面预算系统和部分商务智能等核心业务为主、实施用友NC系统,目前已经全部实施完成并成功上线。该系统已经覆盖了杭州总部以及分布在江浙沪地区的10多家分公司,通过协同(OA)和企业资源计划(ERP),实现了所有数据的统一和集中管理。例如,所有合同都需要通过网络在系统上签署,所有行政审批项目不超过两个工作日,效率大大提高。
第三阶段中包含物业系统、投资管理系统、质量管理系统。目前进行的信息化第三阶段主要是涉及物业投资管理、质量管理等在内的与业务紧密结合的系统,还包括对企业沉淀的大量数据进行分析和挖掘,以便为高层对企业的未来健康发展和科学决策提供有力的支持。
 
取胜良策:先易后难
 
莱茵置业的信息化建设算得上是既全面又庞大,每个阶段都有三个以上的系统要上线,既要保证系统正常上线又要保证人们能够接受上线系统所带来的改变,这的确不是件容易事,在这样一个信息化并未深入人心的行业,搞信息化就要冒着“先吃螃蟹”的风险,更何况IT系统的上线将会造成企业权利格局重新分配的局面,在某种程度上来讲信息化就等于企业变革。每一个系统都是一个堡垒,每一个新系统上线都要有策略。这需要智慧。
从莱茵置业的信息化建设三阶段不难看出,他们采用了“从易到难”的方法,先突破人们心底的防线,再逐步跟进。
虽然ERP是企业信息化的核心内容,但考虑到员工的接受程度问题,莱茵置业还是决定首先启用协同(OA)来实现其办公自动化,并在实施协同(OA)的同时辅助了工程和营销两个核心业务模块的部分功能。
每天上班以后,员工都是习惯性的登录致远协同(OA)系统,逐渐的几乎所有的员工都离不开这套系统,全员应用的效果很理想。
现在看来,IT部署没有急于求成的做法也是完全正确的。
“致远协同OA系统的上线是第一阶段信息化建设中的首要步骤,因为致远软件的协同界面友好、操作简便,即便从未接触过计算机的人十分钟也能学会如何操作,这样好用、易用的产品非常适合在信息化建设初期上线,以打开艰难的局面,让大家从实际操作中尝到信息系统带来的甜头。”章斌在讲述莱茵置业的信息化建设经验时如是说。
 
协同的智慧:制度落地、知识管理、异地管控
 
作为上市公司的莱茵置业早就意识到内控制度的重要性,他们认为,内控制度直接关系到信息化建设的成败,因此在信息化建设之前,莱茵置业梳理、确定了集团化管理制度体系,并科学的建设了组织体系,而保证组织体系执行正确的集团化管理制度体系的手段恰恰是协同(OA)管理软件。
它是如何让企业制度得以落地的?“协同管理系统通过支持单据定义、流程配置、人员和资源的直观描述等多种手段,以图形化、透明化、可视化而完成制度的控制执行,保证制度执行的准确、高效、可跟踪和追溯,并将执行结果全部集中存储,从而保证了制度的有效执行。固化的制度执行还有效提高了团队的复制能力,降低了制度的执行成本和学习成本,使制度不再是僵硬的文本,而成为在互联网上可以动态跟随的路标,既提升了制度执行的严肃性、高质量,又提升了制度的执行效率,降低了地域、办公环境和时间等的物化限制。充分利用了互联网无处不在的特性,支持组织成员在任何时间、任何地点,以任何方式完成制度和管理工作的落地执行”章斌说:“这也正是为什么莱茵置业会选协同软件作为其必不可少的信息系统。”
此外,协同平台对异地管控也起到非常大的作用。“比如员工考核和房产销售,在应用协同平台以前,需要通过快递或者其他方式将异地机构的相应文档输送到集团,耗时耗力;而在应用协同平台以后,由业务部门制定流程和规则,后台管理人员进行流程配置,通过系统自动判定条件,实现集团审批和业务流转,简单方便”章斌说。协同软件的这个应用点对于项目分散的房地产行业价值巨大。
和所有优秀的企业一样,莱茵置业也非常注重自己的企业文化,注重知识的传递和人才的培养,他们在协同平台上建立了莱茵置业人自己的网络学院,在知识管理空间中将企业文档有序的整理保存下来,这样,莱茵置业的员工就可以通过自主学习全面的了解公司和行业,获取工作以外的知识。在信息化建设之初,网络学院和知识管理空间还成了信息化宣传的“阵地”,IT部门借助这两个阵地,向莱茵置业人进行信息化知识、IT技能的传播,帮助他们更好的学习和利用信息化,让人们更多的了解信息化给企业和个人带来的益处。
对于存在“管理层级多、专业分工复杂、区域分散”等管理难点的房地产企业,信息化建设要从全局出发,建立从集团到项目公司各级之间信息和资源互通平台,将设计、工程、营销、财务等职能部门之间的信息和资源打通,将分散到各个区域的机构之间的信息和资源打通,彻底打破职能部门或区域间的隔离,这是房地产企业信息化最理想的状态。而目前莱茵置业已经完成了信息和资源之间的打通,章斌说,现在IT就相当于企业的经络,它和经营管理融为一起,造就莱茵置业越来越强健的体魄。
在管理层的高度关注以及合作伙伴的鼎力支持下,莱茵置业的信息化进展顺利,效果非常明显,而且吸引了行业内外的不少公司参观学习,现在,快速发展的莱茵置业已经成为地产行业信息化建设的先行者之一。

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