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国家自然科学基金委员会机关服务中心:小表单诠释协同魅力

国家自然科学基金委员会机关服务中心:小表单诠释协同魅力
 
国家自然科学基金委员会是管理国家自然科学基金的国务院直属事业单位。而机关服务中心(以下简称“中心”)是负责机关后勤服务工作的国家自然科学基金委员会直属事业单位,主要承担机关和机关住宅小区的后勤服务保障等工作。
一般来说,机关服务中心作为机关的后勤服务保障部门,在工作中对信息化的需求和运用水平的要求不高,对计算机应用的意识也不强,应用的面也不会太宽。
“将来,事业单位会不会转向市场?行政管理会不会转为企业管理?现在是机关人,以后会不会是社会人?如何在现阶段做好储备?在我看来,首先在工作中,从现在就要有意识的积累,要提前将企业管理方式,利用科学的信息化技术,融入到我们的体制中。由于,从管理理念到服务质量,质量又与每个人的命运连接在一起,服务质量自然就会得到保证,我们服务中心才能生生不息,才有大家的饭碗。” 中心韩主任的一席话,道出了他对于中心发展、管理创新的关注与研究,以及他独到的见解,孙处长还将她曾在生命科学部工作的某些思想也贯通其中。“服务质量如同我们的生命,而CMS就是打通生命的脉络,成为机关信息化管理的神经中枢。”
可见中心在管理理念、管理方式,尤其是信息化建设意识是超前的。中心长期从事机关后勤管理和服务的探索和研究工作,不断创新与实践,早在2004年底中心便建立了后勤服务质量管理体系(ISO9000),为国家自然科学基金事业提供了有力保障。
以先进的管理信息化手段强化质量管理
然而,如何将质量管理执行落地,成为当时中心建立服务质量管理体系之后的关键任务。中心领导想到了是否可以利用某种先进的管理信息化手段来强化质量管理体系,既能顺应电子政务信息化建设的现代化潮流,又能将中心既有的质量管理能力得到最大化的发挥与贯彻落实。
2006年4月,中心成立了信息化建设专项小组。无论是从策划到实施,还是项目需求调研、总体规划、方案设计,到流程梳理和产品优化及组织实施的每一个环节都必须做好精心策划和方案设计,都需要具备战略性和前瞻性眼光。策划之后,中心便开始在全国范围内展开调研、学习和考察。通过对外交部、国土资源部、中国科协、中国电力国际有限公司等有关部委和企事业单位的信息管理系统的调研和分析,经过四次办公会议和八个月的选型,中心选择了在管理信息化,尤其在政府机构信息化建设方面拥有丰富经验与先进、专业产品技术的致远公司,在2006年底共同组建了CMS系统。
通过一年以来的策划、调研、设计、实施到运行,中心已经建立了通用、先进、安全、实用、可扩展和可管理的信息化系统——CMS管理与服务系统。
丰富的表单应用,焕发“窗口”魅力
CMS系统充分结合中心日常业务管理和服务职能的特点,分为管理、服务和信息交流三大功能区。
·管理功能区:包括行政办公子系统、人力资源、财务管理、劳资、合同、固定资产及其它承担任务:如计划生育、社会保险、人防等;
·服务功能区:会务工作、会议室服务、餐饮服务、交通服务、办公用品服务、楼宇物业服务等;
·信息交流功能区:知识管理、公共信息、个人信息、电子邮件、MSN、BBS及会员服务等。
表单是中心对内服务,对外管理的“窗口”。通过CMS系统的30多种固化“表单+流程”实现对国家自然科学基金委员会的服务,对物业等外包公司的日常业务管理。
质量管理体系月报表:质量管理体系应用与行政管理应用相结合,由纸质的月报表,转变为电子化流转,实现无纸化办公。
 
用车预约及派车单:实现车辆安排与调配,根据中心及基金委其它部门的用车申请,合理有序的安排公务车辆。
 
餐饮登记表根据机关各单位的用餐需求,设计餐馆服务流程,通过CMS系统实现从申请审批、选餐、配料、服务及至顾客满意度调查的过程控制,可以做到及时、高效服务到位。
物业报修登记表服务:根据基金委机关服务中心的业务特点,对于正在出租的办公楼宇,CMS通过协同审批与文档管理的结合,实现快速、方便的领导查询;对于基金委内部的物业服务状况,根据服务细节,设置服务模版,由相关领导及具体执行人员查询、调用。
 
信息化系统深入人心,管理和服务再次飞跃
韩主任兴奋的说,“信息化建设有一个时机问题,要有一个条件成熟的内部氛围,也就是说要有管理和服务工作的基础,才能在科学管理和服务工作上不断持续改进,不断研究与创新。目前,中心管理与服务已渐入一个良性循环状态,管理规范、业务熟练、态度热情……服务中心不但建立了机关后勤部门信息管理系统,推动了整体工作,还促进了机关的信息化建设。”
通过CMS系统的成功建设与应用,中心实现:
·资源协同:中心人员可进行信息收集、查询和资料的共享,领导则可对项目实施过程进行监控,从而解决了政府网站与政务管理系统脱节,无法参与行政管理运作的弊端;逐步实现了从有纸到无纸化办公的转变,节约了资源,提高了效率。
·管理协同:实现行政管理和服务电子政务管理标准化、流程程序化、过程可控的协同工作;帮助中心改进后勤工作中的不足,有效提高办公效率和服务质量的执行力度;提高各部门职能合理性,拆除部门之间的隔离带;全面推动中心管理水平,使中心工作更加高效与规范。
·技术协同:实现了质量管理体系、机关网站、办公业务支持系统等多个关联系统的整合应用,解决信息孤岛,增强中心管理与服务职能。 致远软件:www.ufidaoa.com
事实证明:CMS系统所取得的效果,不是简单的锦上添花,而是推动中心整体管理和服务水平的不断创新,效率不断增强,发展与创造节约型后勤工作环境的客观需求。服务中心孙处长说,“中心能够成功应用CMS系统进行网上办公,在机关服务行业中,是一件挺了不起的事情,可以说是后勤管理和服务上的一次飞跃,也将会很快带动后勤服务事业在管理和服务上的发展。”
挂在中心办公区墙上的“CMS服务与管理系统”展板不只是一句口号那么简单。要引入先进的管理思想,将科学的信息化系统深入人心,是一个从理念导入到普及推广,再到强化应用的一个内外兼修的过程。正因为如此,中心的服务意识加强了,服务质量提高了,中心在机关的重要性也提高了。

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