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致远OA提高广物集团整个企业执行力、凝聚力,建设企业文化

统一部署 集团管控
            ——广东物资集团致远A8成功应用案例
 
广东物资集团公司是国内大型物流企业之一,在公司快速发展过程中,广东物资集团形成了以集团为中心,成员企业与集团交互又彼此独立的组织架构。这种组织形态,广物原有的OA软件已经无法满足企业发展的需要,出现了信息沟通复杂、效率低、流程复杂的问题。在此情况下,广物集团决定放弃原有OA系统,转而选择致远A8协同管理软件,集团与下属成员企业既可以协同统一办公,又可设置单独内部办公的OA工作群组,有力地支持了广物集团的快速发展。
企业概况
企业简介:
广东物资集团公司(以下简称“广物集团”)是中国政府重点培育的20强流通企业之一,全国百家现代企业制度试点单位之一,广东省政府授权国有资产经营大型集团。1996年以来,广物集团不断做强做大,创造了生产资料贸易、专业市场和现代物流、电子商务三位一体“广物流通模式”,成为经营能力位居广东流通业第一、全国前列的现代大型流通集团。
信息化现状:
广物集团在快速发展中加快了企业信息化和电子商务的建设步伐。包括:
1. 致远A8协同管理软件(致远A8集团版SQL sever、1000并发)
 
2. 
集团总部及下属企业均部署了与用友ERP系统。
3. 建立了六个电子商务网站,国内客户通过集团电子商务网站,可查看品种、规格、性能,进而寻价、下单等。
广物集团和中国五矿、广州钢铁集团共同投资、发起创建华南金属材料交易中心,开展金属材料电子商务。
广东汽车市场电子商务网站与国内主要汽车生产商实现电子数据交换(EDI),通过EOS(网上订货系统)对生产厂家和供应商下订单,实现电子商务功能。
应用价值
管理难点:
广物集团原先使用其他OA系统,其产品不能满足广物集团需求,在考察集团下属企业使用致远A6的情况后,决定换用致远软件的OA产品。
由于广物集团的组织架构是以集团为中心,成员企业与集团交互又彼此独立,这就要求新上线的OA系统可以实现集团与成员统一协同办公,也可以实现单独的内部办公。广物集团具有一定信息化基础,鉴于其管理架构,广物集团希望通过致远A8协同管理软件来解决以下问题:
1. 集团与成员企业之间信息发布、传播、沟通不便等问题。
2. 通过致远A8的集团化管理,实现各个成员信息化的独立和群集管理,以切合广物集团目前采取的以集团本部为信息中心,对下属企业采用分布式管理的管理模式。
3. 提高广物集团整个企业执行力、凝聚力,建设企业文化。
关键价值:
1. 集团、单位、部门、个人四方信息安排有序
基于互联网模型的网络办公环境,实现了个人、部门、单位、集团信息打通:通过在致远A8协同同一界面内的个人空间、部门空间、单位空间、集团空间切换,实现了广物集团人员信息统一、综合处理,帮助广物实现管理效率提升、管理制度“落地”。
广物集团个人首页、部门首页的应用,替代了传统邮件收发沟通处理方式,避免了邮件信息收发不正常、信息衰减、不对称的情况。
通过个人页面,与个人工作紧密相关的信息被展现出来,各种待办事项、沟通信息都一目了然。
 
个人空间首页
部门首页将用户所在部门的部门公告、讨论、计划、要事等集中展示出来,方便部门成员之间的信息沟通与管理,实现了人员之间的沟通、交流、资料信息的互传、共享、分享,也可以完成上级对下级的工作安排、有效授权、任务下达,下级对上级的报告、请示、汇报、资源申请、请求协助等诸多办公行为的执行和管理。
 
部门空间首页
广物集团的单位空间使用,积淀并传播、推广了广物集团下属企业自身独特文化、知识,并活跃了企业文化氛围。
广物集团首页的应用,传达了集团指示精神,提高集团指令的严肃性,加强了与成员企业的协助和沟通交流。
 
集团空间首页
2. 跨部门跨公司 泛组织协同更敏捷  
像广物这样大型集团企业,内部跨部门的组织、协作分工是较常见的事情。比如集团给下属所有公司发布公文,就是一种类型的内部跨部门沟通。又如集团下属分公司之间的业务沟通与买卖,金融公司与木材公司之间的业务协同、燃料公司和建材公司之间的协作沟通等等,则是集团下属公司的跨公司、跨部门的业务协作。通过致远A8的自由协同方式,实现了广物集团内部跨公司、跨组织协作,在广物集团内部以及集团下属公司之间协同发起、处理,并通过加签、减签节点,来增加减少参与协同的人员,回复意见、多次意见震荡直到任务完成或问题解决,实现异地、分时、多人的高效非正式协作。
由此,广物集团实现了广物集团内、集团与下属成员企业之间、下属成员企业之间的信息高效的沟通与交流,最大程度降低了集团内的沟通成本与沟通难度。
3. 行政管理简便快捷
通过致远A8,广物集团实现了集团公共信息(新闻、公告、公文)的及时、有效、快速的传递,提高了效率并节约了大量时间办公成本。通过论坛的方式,则有效地提高了企业员工的凝聚力,增强员工的归属感,传播了企业文化。通过集团内部电子化公文的上传下达,实现了集团内部、集团与成员企业,与外部单位的文件的传输和交换,节约了大量的时间成本与人力成本。
 
广物集团公共信息界面
 
广物集团讨论区界面
 
广物集团发文单
4. 财务管理明晰可查
广物集团的费用报销,通过致远A8表单来解决和规范了企业复杂的运行流程,实现了集团内部,集团与成员企业的跨部门协作,让财务部门的工作处理和统计变得非常简便。利用流程的嵌套特点,以兼职部门的方式有效地处理了员工多重身份的问题,并能有效实现表单汇总、统计工作。
 
广物集团总部报销流程
5. 知识管理清晰有序
广物集团的发展,积累了大量的知识文档。知识管理与积淀则成了广物关心的大事。利用致远A8建立知识库,将通过致远A8协同处理过的内容都会自动积淀成为广物集团的知识。致远A8协同知识管理的应用,提高了广物集团及其下属企业的文档管理与控制能力,可以有效控制数据的授权、下载、传阅等功能,并为企业的知识积累沉淀奠定了基础。
 
广物集团知识管理中心界面
 
 
应用对比

工作类型 原工作方式 出现问题 解决方式 特点
工作安排 会议传达、当面安排或电话安排、听取员工汇报、查看员工报告。
 
浪费时间。 利用协同办公模块传递文件,审批文件,通报工作,通过系统模版,个人模版等节省办公文件撰写和发送时间。 沟通部门内外的工作,实现上情下达。
审批工作 审批不及时。 查阅和审批及时方便,催办及时。
集团工作汇报 查阅不方便。 信息容量大,操作简单宜用。
集团上下沟通 了解情况不全面。
制度执行情况 专人专岗,绩效考核。 制度完善,执行顺利。 利用OA通知和单位文档管理模块,建立管理制度公布区。 使制度的发布更迅速灵活,员工查阅更方便。
知识管理情况 资料存放于多个文件服务器。 查找纸文件浪费时间,人员流动造成资料流失,到他部门查找资料麻烦。 充分利用单位文档模块,建立公司文档和各部门文件夹,上传各部门内共享文档,并对相关人员授权便于借阅和查看。 部门文档和单位文档电子化,加快文档资料和单位知识的传播,系统文档管理员及时存档,并严格监督文档各类权限控制,保证单位资料不丢失。
远程办公 电话交互,电子邮件。 管理粗放,电话费用高,工作沟通不方便。 通过VPN连接协同办公平台,能随时了解相关工作的进展情况。 提高文档资料的共享和传递速度,加快审批的速度。
工作计划 印制表格填写,会议通知安排。 浪费大量纸张,查阅和督办不方便。 利用工作计划模块,实现部门和个人工作计划定期上报。 充分利用工作计划模块,计划定期上报,领导及时作出批示,每月完成后工作及时作工作总结。
 
 
专家点评:
广物集团自身信息化基础较好,应用比较完善。致远A8上线之后,目前的应用还比较基础,后续还需要深化应用。整体来说广物集团致远A8项目的实施应用还是成功的,这是同广物集团领导与致远上下大力支持分不开的。致远软件:www.ufidaoa.com

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关于致远

上海致远软件有限公司是北京致远协创软件授权的品牌加盟公司,属于北京致远在上海的服务机构,目前致远软件在全国设有35个分支机构,拥有1000多名员工,致远十三年一直专注协同管理软件产品的研发、营销、实施与服务,形成了从咨询,到产品技术和协同解决方案的全方位专业服务体系,被中国软件行业协会评为中国软件行业领军企业,是中国协同管理软件的开创者和领导者。

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