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吉祥海运:吉祥协同 如意工作

6月9日下午3点,天津吉祥如意海运业务员小王正在电脑上整理资料,突然“叮”的一声, A6协同提醒跳了出来,“李志军发起协同:拖班通知”。

小王赶紧点击提醒查看,“原定于6月12日从天津新港开往日本神户港的易惠(VEGA TOPAS)V.0916E,由于船舶调整原因而拖班,预计最新集港时间:2009-6-11 08:00 至 2009-6-11 20:00;最新预计开船日:2009-06-14 03:00:00。”

小王一看,他有3个客户5个TUE的货物都在这条船上了,他将这个拖班协同立即通过与A6集成的EastFax发传真给客户,然后又电话和短信的方式通知他的客户(货主),告知船拖班的情况,一切都是有条不紊。

而在小王处理之前,操作员李志军也同样从容地,将他从船公司(Carrier)得到的关于易惠(VEGA TOPAS)V.0916E拖班的通知,即刻从致远A6中发出“拖班通知”协同,将信息传递给所有业务员,并将相关信息发布到公司网站上。一切都是那么从容,不用担心由于信息没有传达给所有相关业务人员,造成业务“事故”。

海运行业比较关注突发事件的管理,突发事件的背后的从容,则是支撑着天津吉祥如意海运公司信息快速流转的信息系统。

坐庄企业的信息化建设

天津吉祥如意国际海运有限公司(以下简称吉祥如意)专营由中国天津新港至日本、韩国两个国家的集装箱海运运输业务。在十年时间中,公司已经发展成覆盖72个日韩基本港和偏港,月均出口3000TEU至日韩,占天津港出口总量20%的行业领导者。用吉祥如意海运电子商务部经理张宝杰的话说,吉祥如意就是庄家,对在日韩航线上的货运价格具有定价权。

可任谁也想不到这样一个行业领导企业,在2004年,其信息化基础是十几台电脑和一台运行海运管理系统的高配pc版服务器以及一个家用ADSL宽带,这就构成了整个吉祥如意的全部IT系统架构。

而张宝杰的到来,则根据企业的发展,为吉祥如意构建了适合其发展的IT系统。从基层做起,张宝杰从采购一台企业级路由器开始、企业内部网络和宽带建设入手,更新ERP系统,部署致远A6协同、建设企业电子商务系统和专业传真系统,根据企业当下业务发展现状和吉祥如意总经理任冬的发展思路,以及同企业内其他领导的不断沟通,经过5年时间的建设,吉祥如意现如今共有包括货代ERP、致远A6协同、U8、EastFax传真系统、短信中心、电子商务网站、B2B订舱系统、HR、企业邮箱、企业通讯中心、视频会议等在内的多套系统,覆盖了企业各方面信息化需求,并能满足未来一段时间企业业务发展需要,在业内也较为领先的信息化系统。

上协同应时而需

在吉祥如意未上协同软件之前,员工日常内部工作的沟通主要靠发邮件、MSN等形式进行,外部的沟通主要是传真、电话,虽然方便但点对点的沟通方式,决定了邮件、电话、IM等沟通方式对于跨部门、跨区域的沟通协作,必定是力所不逮的。跟踪反馈不及时、信息对称性差,缺乏规范性的流程和操作体系,这些均与吉祥如意总经理任冬的经营理念是背道而驰的。

仍以拖班通知为例,在没有上协同之前,如果遇到了诸如拖班、转船、停船、换船这样的突发事件,操作员李志军的工作将是极为繁忙的,他不仅要安排好涉及其货物的处理工作,还需要将相关信息通知到每个业务员,不论是短信、电话都需要花不少的时间,如果出现通知不到的情况,那不但会给公司造成经济损失(吉祥如意承诺对货物未能及时出运造成的损失提供150万人民币的保险赔偿保障),更将对吉祥如意的品牌形象造成影响。

为此,张宝杰同公司总经理任冬经过长谈,他们认为公司下一步发展,需要统一步调、统一执行,“但这中间将会产生大量需要协作、协同的信息流”,张宝杰说:“公司到了需要上协同软件的时候了。”最终,经过多轮的PK,最终在致远和某外企协同软件之间,选择了各方面均占优势的致远A6协同管理软件。

协同带来规范管理价值

“我们公司的特点是对任何软件,凡是它能触碰到的东西它是玩命的用,要让其作用最大化。”张宝杰用这么一句话来形容吉祥如意公司在信息系统应用上的风格。

因此,A6协同的引入,张宝杰和系统管理员冯旭作为整个项目负责人,投入了大量精力,使A6协同系统深入到吉祥如意企业整体的运营环境中去。“而且我们用的很深、很细,只要稍微正式一点的全都是用A6去做。”

为此,吉祥如意在A6协同中构建了大量模板协同,例如:“财务编码”分配、变更海运费及附加费付费方式申请单(日偏航线、日基航线、韩国航线)、无抵押放单申请、拖班通知、换船通知、货物未上船分析报告等等一系列的表单,涵盖了从客户引进—运输—运费结算—紧急情况处理—事故分析等一系列环节。利用A6“表单+流程”的模板协同形式有效地规范了企业管理审批模式。


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