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致远OA助力中国农业出版社:挖掘协同的力量

中国农业出版社:挖掘协同的力量
——专访中国农业出版党委副书记宋丽娅
                                                                          
很多人将信息化建设理解成一个由智能化工具代替人工的过程,中国农业出版社党委副书记宋丽娅却觉得这样的说法并非十分准确,她并不否认这个过程,但是,在这个过程中她更强调人的主观能动性,她眼中的信息化,与其说是工具的更迭,更不如说是管理思想和智能化工具的高度融合。
 
所谓“融合”有两层意思:一是智能化工具是服务于管理思想的;二是智能化工具的潜能是需要挖掘的,它可以有效地将管理者的管理思想落地,它的应用深度取决于管理者的应用方法。这样说来,信息化建设对于管理者来讲又多了一个挑战,不仅对本单位的发展方向要有长远的认识、要有合理的IT规划,而且要充分挖掘智能化工具的应用点,让其为管理思想所用,这一点常被高层管理者忽略,而细心的副书记宋丽娅却最重视这一点。(致远软件:www.ufidaoa.com)
 
中国农业出版社党委副书记 宋丽娅
 
2010年8月19日下午,“出版行业协同应用经验交流会”在中国农业出版社隆重举行。出席会议的有20多家知名出版社,作为信息化建设主要负责领导,宋丽娅副书记与到会的同行分享了中国农业出版社信息化建设上的一些成果,那是宋丽娅副书记第一次在公开的场合宣讲中国农业出版社的信息化建设思路,现场热烈的气氛、会后不断的参观访问请求验证了这个的思路的正确性。
 
因“经营管理”而“信息化”
探究中国农业出版社的信息化动因,实际上是快速发展的业务对经营管理手段改良的需求。
 
进入中国农业出版社的网站,会发现这样的留言:“有没有新出版的关于《奶源管理》方面的书”“《农业基础知识》哪里能买到?”如果按受众基数来衡量,相信国内没有一个出版社能与中国农业出版社比拟,它是我国农业领域唯一一家中央级大型综合性出版社,服务对象是占全国人口比重最大的农民兄弟。
 
据国家统计局近年来的统计,农村人口约占总人口的56%,即便是城镇化速度加快,农村人口的数量依然保持在半数以上。如此巨大的受众群加上近年来党中央“科技兴农”重大国策的推行,市场上对农业图书的需求与日俱增,中国农业出版社业务量也不断增加。
 
据了解,中国农业出版社每年图书动销品种近万,大大小小的客户三千多个,销售额三个多亿,业务员几十个,单靠几个独立的业务软件,非但不能满足业务的迅速发展,而且信息入口不唯一也会导致重复数据出现,难以给决策提供有效参照。出版社虽然是文化产业但为了生存也必定绕不开经营管理。宋丽娅想得很清楚,一个单位要想经营好管理上必须到位,所谓管理只有两件事:一是管人,二是管事。从农业部调过来的宋丽娅很早就养成了规范管理的思维模式,所以提到管理自然而然地想到梳理管理流程,优化制度。
 
2006年下半年,中国农业出版社领导班子高度重视并积极推进信息化建设,把信息化作为出版社适应出版业产业升级和技术进步,提高科学管理和精细管理水平的基础性工程来抓。2008年4月,社里成立信息中心,社领导调整分工,由党委副书记宋丽娅分管信息化建设工作。
 
挖掘软件的潜能
调入中国农业出版社这些年,宋丽娅做过刊物主编,带领过图书营销团队,能够准确把握业务需求,除此之外她具有文人的悟性和女性特有的执着,她相信一定有办法让出版社信息化建设时间短、质量高。
 
信息化建设之初,社里提出建设统一的组织管理及业务管理平台的目标,即实现出版业务流程和办公流程全面信息化,使编务管理、印务管理、图书营销管理、财务管理、书店管理、公文运转、国有资产管理、人力资源管理等全部统一在一个信息化平台,达到数据共享、运转顺畅、效率提高、监控有力的目的,实现在网络环境下出版经营和办公。要实现这个目标中国农业出版社选定了两个系统:一个是统筹业务线的ERP系统,一个是规范组织管理的协同管理系统,而且要形成两个系统的有效对接。
 
这是一项艰巨的任务,为了保证在较短的时间内完成任务,中国农业出版社选择了标准化的协同管理软件。而要顺利完成这个任务宋丽娅的思路是:先理清出版社自己的需求,再不断的挖掘软件的应用点。这个过程是两厢磨合的过程,作为分管信息化的直接领导,宋丽娅副书记带领信息中心团队一面牵头与各个部门敲定管理流程,一面思索着如何将社里通过招标选择的这个致远A8协同管理软件的价值做最大程度地挖掘,她坚信这个软件并非看上去这么简单,如果不能物尽其用就是资源的浪费。
 
在前面提到的“出版行业协同应用经验交流会”上,宋丽娅副书记通过一张小小的“社内请示”表单向嘉宾们展示了她对协同管理软件的挖掘成果,这张表单是中国农业出版社应用最多的表单,这样的表单在出版行业是独一无二的,也是将出版社的管理思想与协同软件功能融合的具体体现。
 
“社内请示”单中的管理智慧
中国农业出版社的“社内请示”单可以说是出版社组织管理中最复杂的一个流程,它不同于稿费核准审批单、固定资产处置申请表、办公用品申领表这类由固定的人、固定的表单、固定的审批节点所组成的日常办公流程。
 
从它的名称上可以知道它并没有固定的请示内容,需要请示的项目一定是临时出现而又意义重大的,需要领导和多个相关部门的批示才能执行的,执行过程中产生的需求也是要经过各个相关部门的审批和确认。
 
按照制定协同流程的惯常思路,项目请示时要在系统中填一次表(协同系统中统称表单),然后由领导及各相关部门在线审批,执行时遇到一个需求就要发起一次表单,由于协同系统中固定模板填写方便,一键操作,正常来讲,这样做耗时不会太大。
 
但实际情况并非如此,因为割裂了事件过程,审批部门并不知道这几个审批需求之间的相关性,所以,常常因为申请中缺少背景资料而将申请单退回。这就难坏了项目的申请者和执行者,每当提出一个申请需求的时候他们都要将项目的来龙去脉说一遍,如果有十次审批需求也将意味着将这件事情说十遍。更令人头疼的是项目的进展过程无法追踪,所以还可能要将项目的进程不断汇报给领导和各个审批部门。而领导和各审批部门也会因为无法跟踪项目的审批情况而无法做出及时准确的判断。
 
如果项目紧急,这样复杂的审批流程可能会耽误大事,而且分散的审批流程归档保存也很麻烦,宋丽娅副书记想,如果把这一系列听起来很复杂的流程汇总到一个流程中就能很好地解决当前的需求,于是,在与协同软件提供商致远软件反复探讨、实验后,中国农业出版社创造出了一个社内最复杂的流程。
 
这个流程的原理是这样的:首先,将申请事件作为一条主线设置一条主流程,而在此期间产生的审批需求作为支流程出现,也就是说有多少种审批需求就要设多少支流程,而致远协同的管理流程恰恰具有能够根据设置的不同条件进行判断的特点,这就是它独有的“二元化”工作流,利用这个“二元化”工作流可以使项目需求按照不同的支流程走到最后的节点,从而使项目顺利完成审批,这样一个完整的流程在致远协同中存档非常方便。而通过这个 “社内请示”流程的设置,中国农业出版社也将致远协同“二元化”工作流的特点运用到了极致。

为了说明这个复杂的流程,宋丽娅副书记举了个例子,比如我们和致远软件合作这件事情,只要点击这个“社内请示”的表单,表单上有主送领导、是否需要合同审批、是否需要盖章和营业执照、是否需要财务及其他说明等选项,如果是中了标没有合同那么下一个分支就是 “其他” 表单,这个表单用来说明情况,如果有合同,需要合同审批,下一个分支就是“合同审批表单”,合同审批过了还需要营业执照,下一个分支就是“营业执照和社章申请表单”,以此类推,需要哪个环节流程就会走哪个分支。“别看这个流程听上去挺复杂,但是用起来非常方便,因为设置好流程和节点后系统是可以自动流转的,使用者只需照实将表单上的选项一一填写就可以了,至于下一个流程是什么根本不需要人去判断。”

由于系统的评判标准具有唯一性,也避免了越级申请和申请流程重复所造成的管理上的尴尬,从而将中国农业出版社的社内申请流程作为一个制度固化下来,使管理有据可依。这也是宋丽娅在致远协同管理软件中发掘到的管理智慧。
 
图为:中国农业出版社“社内请示”表单
 
宋丽娅副书记没有想到起初她抱着物尽其用的想法,挖掘软件的深度应用,得到的收获却大于她的预期,她不无感慨地说:“致远的A8协同管理系统,彻底改变了我们出版社几十年的工作习惯,他提高的不仅仅是效率,而是中国农业出版社的整体管理理念。”
 
随着行业的发展变革,出版行业越来越重视信息化建设,但能将协同软件的应用发掘到中国农业出版社这样深入的并不多见。究其原因,有的是选错了工具,有的并没有深入挖掘软件的应用点。中国农业出版社对软件的深入挖掘或许能给信息化建设者们一些启示。

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