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致远OA助力西安西瓷提高了企业管理工作的规范化程度和工作效率

西安西瓷:信息化建设促进企业快速发展

企业背景
  西瓷公司是我国生产、研制高压电瓷、避雷器的大型骨干企业,是“一五”期间原苏联援建我国156项重点建设项目中的两项(高压电瓷、避雷器)合建而成。主要产品有高压电瓷、避雷器、油纸电容式套管、复合绝缘子和高压熔断器,是我国高压、超高压输电配套设备的生产、科研、检测基地,年产值3亿。近年来随着公司规模的迅速扩大和市场竞争的加剧,对公司应变能力和控制、协调能力的要求越来越高。同时,公司内外信息量极度膨胀,而现有的管理方式已不能准确、及时、高效地提供现有资源(如生产、营销、供应、财力)和管理上的动态信息,公司原有的管理方式无法满足企业快速发展及市场竞争的需要。在这种情况下,加快推进企业信息化,已经成为增强企业自身竞争力的必然选择。

项目选型
  为做好信息化建设工作,西瓷公司做了大量的前期准备,在制订十五规划时,明确提出了企业信息化建设的目标。自2002年年初开始,西瓷公司进行了充分、细致的市场调研;认真考查了各公司的管理系统软件,邀请相关公司进行软件演示、并对企业的相关业务部门进行了预调研、提出各自的实施方案。

由于信息化建设关系到企业长远发展,因此在选择软件和软件商时,我们首先考虑的是,软件商必须有雄厚的实力,能够和企业形成一种战略合作的关系,为企业的发展提供长期持续的支持;企业信息化是一项管理与信息技术紧密结合的系统工程,因此,软件商不仅仅是为企业提供一套软件,更重要的是用先进的管理理念帮助企业建立一套比较完整的现代企业管理体系,是否具有这样的能力这也是我们对软件商进行考查的一个重要因素。同时,我们还注意了软件商在本地是否有专门的分公司或技术支持机构,以保证能够方便及时的提供技术服务。

  经过考查、调研以及与国内主要的ERP、协同OA软件商的沟通,通过招标,确定采用国内高端ERP软件“用友ERP-NC”作为西瓷公司信息化管理平台、致远软件公司的“A6协同管理软件”为公司的办公自动化平台。

ERP项目实施
  一、项目工作目标及系统构成
  西瓷公司的信息化建设,采用“用友ERP-NC系统”软件和计算机网络技术,以供应链管理为核心,以物流为主线,通过建立企业信息管理网络系统,提高企业的整体经营管理水平,促进企业管理观念的转变和基础素质的提高;通过信息管理网络项目的实施,实现企业数据信息管理共享,并在此基础上实现企业各管理功能的集成,使企业的组织结构、管理体制、工作方法各方面得到全面的提升,为企业未来的发展打下良好基础。

西瓷公司的ERP系统主要由销售管理、采购管理、物资管理、财务管理、生产计划管理、质量信息管理等部分组成。
二、主要实施工作
  ERP项目的实施工作自2002年底开始进行准备,2003年4月进入全面的实施阶段。经过对企业业务流程的详细调研、制订项目实施计划、编制应用解决方案、对管理业务审批流程进行定义、对系统权限进行设定、数据准备及全公司物资盘点及期初数据的录入,公司ERP系统的供应链模块于2003年7月开始上线试运行、财务模块2004年4月上线运行,11月建立会计平台、生产模块从04年9月底上线试运行。经过近两年的实施、测试、运行、调整、完善,西瓷公司ERP项目2005年9月通过了西安市科技局组织的专家验收。致远软件:www.ufidaoa.com

三、系统运行情况
  目前,公司的采购计划、订单、采购物资到货、入库、采购发票,库房管理、材料领用、盘点等业务均通过ERP系统供应链模块正常运行;公司财务的总账、报表、应收、应付、存货核算等业务均通过ERP系统的财务模块正常运行,会计平台已经启用;公司生产中的生产订单的录入、生产BOM的编制及导入、按备料计划发料、生产完工入库等项业务均经通过ERP系统的生产模块进行。

  西瓷公司的主要管理业务均通过ERP系统进行,系统运行状态良好, ERP系统正在企业的管理工作中发挥着重要作用。
四.ERP项目的特点
  1) 西瓷公司信息化建设项目应用起点高。项目采用国内高端ERP软件——“用友ERP-NC”,该软件使用了国际最新的开发技术,其中包括柔性技术、动态建摸技术、工作流技术、服务器集群技术等。西瓷公司以“用友ERP-NC” 软件为软件平台,成功实施了ERP项目,在国内高端ERP软件的应用方面达到了一个很高的水平。
2)西瓷公司的ERP项目不是简单的财务或进销存管理,而是对企业采购、销售、物资管理、财务总账、应收应付、存货核算等管理业务,应用信息技术进行整合,有机的连接在一起,从而实现了物流、资金流、信息流的集成。
3)ERP项目涉及的范围,涵盖了西瓷公司各类产品和所有物资的管理,各种管理业务使用同一套账、所有数据来源于同一数据库,所有单据均出自ERP系统,管理覆盖面大,业务范围广,信息集成度高。

办公自动化(协同OA)项目实施
  近年来,计算机已经渗透到企业大量的日常管理工作中,公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大,涉及到的部门、合作单位越来越多,传统的手工处理方式和信息利用方式已不能满足现代管理的需要,并开始影响到企业管理业务的发展,因此,迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源,实现办公自动化,加快信息的流通与有效利用。

  西瓷公司在信息技术应用方面具有良好的基础,建立了覆盖全公司的局域网,在管理方面,企业通过ISO9000质量认证,管理制度建全;在ERP项目实施的过程中,建立了完整统一的企业数据库和管理业务流程架构,这都为协同OA系统的实施创造了非常有利的条件。
为了加强企业管理,应用先进的管理模式和工作方式,建立一个高质量、高效率、信息化、智能化的办公自动化系统,西瓷公司自2005年5月开始实施协同OA项目,以提高办公效率,减轻工作人员工作负担,节约办公经费,实现办公自动化、办公无纸化、资源信息化、决策科学化。

1.协同OA项目的实施工作于6月中旬开始启动,为保证协同OA项目的顺利实施,制定了“西瓷公司办公自动化系统实施管理办法”,对项目实施过程中的系统设置、应用规范、安全管理等内容作了详细的规定;为了让员工尽快掌握协同OA系统的使用方法,项目组深入到各部门、车间,有针对性的进行了十多次培训,使大家很快掌握了协同办公的基本方法。目前,协同OA系统的应用情况良好,上线人数经常保持在四十人以上。
2.通过对相关部门管理业务需求的了解,以解决各类报表的传递为重点,设计了各种质量报表模板、各生产车间的生产报表模板40种,目前这些报表均以规定的流程,经审批后通过协同OA系统直接发送给相关人员。
3.ERP系统新增物料申请存货编码及计划的审批业务涉及到多个部门的多个业务员,过程多、手续繁杂、时间长,时常影响正常业务的进行。我们在协同OA系统中设置了“新增物料计划的审批”、“新增供应商审批”及适用于其它各类管理业务的表单模板十多种,使审批过程全部通过协同OA系统进行,避免了业务人员在各部门间的奔波,提高了工作效率。
4.应用协同OA系统的文档管理工作功能,逐步建立公司的管理信息(知识)库。我们已将公司现行的质量管理标准、企业管理标准和企业管理制度等数百个文件,转换成PDF格式,存放在协同OA系统公司文档中的管理文件和管理标准中,员工可以通过协同OA系统方便的进行查阅。

  西瓷公司信息化建设项目应用体会
  1.关于一把手工程
  在企业信息化项目实施的过程中,公司经理作为信息化领导小组的组长,直接参与了ERP项目实施方案的讨论和确认,对项目实施的许多关键环节和关键问题进行决策;总工程师为作为项目总负责人,直接参与了ERP、协同OA项目的实施;公司的其他主管经理,也经常参加项目实施的专题会议,提出具体的实施意见和建议,为项目的成功实施起到了非常行重要的作用。
企业领导对 “一把手工程”的重视,最重要的是体现在对项目实施小组以高度的信任和坚定不移的支持。例如:在ERP项目实施初期,当遇到了各种阻力和众多不同意见时,公司领导力排众议,要求各业务部门按照ERP的管理思想调整各自的工作方式,通过培训尽快适应ERP的管理要求,从而保证了ERP项目实施的顺利进行。公司领导的这种始终如一的高度信任和支持,就是推动ERP项目实施的最大的原动力。
2.关于实施团队
  拥有一个高素质的项目实施团队是信息化建设项目成功与否的关键。这个团队有两个方面,软件公司的实施顾问和企业的信息技术队伍,这是信息化项目能否成功实施并保持长期有效运行的关键。没有这样的一个团队,再好的软件系统也难以达到好的应用效果;同样一个好的团队,即使软件系统功能稍有不足,但如果能够和企业的管理实际有机的结合,充分发挥软件系统的作用,也会取得好的应用效果。
3.规范管理业务流程是提高企业管理水平最重要的一步
  企业在长期的管理活动中,都建立相对完整的制度体系,但在制度的执行方面却比较薄弱和混乱。在ERP和协同OA项目实施过程中,我们通过反复细致的业务调研、分析,制定了详细的“实施方案”:应用先进的管理思想,对企业的管理业务流程进行了规范化的设计,形成完整的业务流程架构,相对清晰的界定了各部门间的业务关系。

信息化项目应用效果
1.建立了完整统一的企业数据库
  长期以来,公司管理数据出自多个部门,这些数据也仅限于部门使用,同一种数据在不同部门往往各不相同。通过信息化项目实施,制订了企业数据编码规则,确定了各类数据的数据结构,建立了完整、统一的企业数据库。
2.建立了相对完整的管理业务流程架构
  在ERP项目实施过程中,通过对公司各管理部门反复多次的调研、讨论,按照ERP的管理思想,结合企业具体情况,对供应链部分的业务流程进行了规范化的设计,形成完整的业务流程架构,并以图形模式进行了系统的描述,相对清晰的界定了各部门业务的关系。在项目实施的过程中针对企业管理工作中存在的问题,对部分业务进行了调整和优化,使管理业务流程更加趋于合理。
通过建立协同OA系统,对公司办公流程、角色、动作、权限的灵活配置,满足现代办公对组织行为的多种实际管理应用需求,并以图示化的“流程+表单”方式展现,形象、直观、易学、易用。
3.提高了企业管理工作的规范化程度和工作效率
  在ERP系统中对采购、物资管理、销售等业务的流程进行了规范化的设计,并在企业管理网络系统中进行了设置和定义,确保企业和管理业务运作严格在制度约束下进行,使企业管理工作的规范化程度有了很大的提高。通过ERP项目的实施、应用,提高了企业管理工作的效率,如库房月未盘点由过去的3~5天,提高到目前的半天时间,最快的库房只需要2个小时。过去只能做到每月盘点一次,现在可以每周进行一次盘点。
协同OA系统的应用,使企业内部的协作效率、信息效率和工作效率得到提升,在企业办公过程中,采用集中式信息处理机制,协同工作以“流程+表单”方式发起,以“人”为中心,通过办公通系统把日常管理中的事务、事件按“角色驱动,流程引导、表单展现、集中共享”的方式协同关联起来,应用于请示、汇报、审批、项目管理、工作安排、信息传递等实际事务、事件处理中,改变工作质量,有效提升传统办公管理手段,提高了工作效率。
4.实现了数据共享,可以提供实时、动态的数据信息查询
  通过建立ERP系统,实现了公司内部各部门之间的数据共享。系统经过一段时间的数据积累,可以提供实时、动态的数据信息查询,使有关人员能够及时了解公司各种业务的进行情况、动态库存情况等,为公司领导的决策提供支持。
协同OA项目的实施,实现对企业最重要资产——知识的高效管理、积累、沉淀、传播、应用,摆脱人员流动造成的知识的流失;建立动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境,使得企业各种资源能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理,从而形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化。
5.实现了物流、资金流、信息流的集成
  公司采购、物管、销售等部门管理业务数据,可以通过ERP系统与财务部门直接进行交换。目前,月底库存结账余额结果直接传递到财务部门,产品销售、采购的财务结算业务也直接通过系统的应收应付模块完成,销售发票和应收账款数据的共享,改变了以前的财务和销售部门两套帐的现状,从而初步实现了物流与资金流的集成。
通过ERP、协同OA系统管理、应用,企业可以跨越不同平台及数据库的限制,可以对ERP、协同OA等信息系统进行整合,实现企业资源的整体安排与管理,根据实际业务管理和办公需要灵活调整企业资源的分配,进一步提高企业资源的利用率。
6.提高了企业员工的素质
  在信息化项目的实施的过程中,经过多层次的反复培训,使公司领导及企业员工对信息化建设的重要性有了充分的认识,对“信息化带动工业化”有了更深刻的理解。通过培训使各管理业务部门工作人员熟练掌握计算机操作的基本技能,为企业培训了一支熟悉管理业务,会计算机操作,能够使用ERP、协同OA系统的新型员工队伍。
7.近年来,随着公司在产品结构调整、技术改造方面加大投入,生产规模不断扩大,产销量有了较大的增长,企业得到了快速的发展。与此同时,通过信息化项目的实施,结合ISO9000质量体系,为公司构筑起了科学管理的框架。信息化项目的实施对企业的快速发展起到了非常重要的推动作用,2002年~2005年企业的主要经济技术指标有了较大的提高,商品产值由02年的1.54亿提高到05年的3.06亿,利润由49万提高到1229万,在商品产值增加了1倍的情况下,库存基本保持不变,库存精确度水平达到99%,百元制造成本由03年的66.18元下降到05年的57元,流动资金周转率由0.74提高到0.96。 
 
由于西瓷公司的信息化建设工作取得了显著的效果,2004年7月被市科技局授予“西安市制造业信息化优秀示范企业”称号,12月被省科技厅授予“陕西省制造业信息化(国产软件)优秀示范企业”称号,并受到省科技厅、省发改委、省信息产业厅的表彰。

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上海致远软件有限公司是北京致远协创软件授权的品牌加盟公司,属于北京致远在上海的服务机构,目前致远软件在全国设有35个分支机构,拥有1000多名员工,致远十三年一直专注协同管理软件产品的研发、营销、实施与服务,形成了从咨询,到产品技术和协同解决方案的全方位专业服务体系,被中国软件行业协会评为中国软件行业领军企业,是中国协同管理软件的开创者和领导者。

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